Mit digitalem Briefversand Zeit und Kosten sparen

Briefe adressieren, frankieren und zur Post bringen: Diese Arbeitsschritte binden wertvolle Ressourcen, kosten Zeit und Geld.

Mit unserem Versandservice FloVS können Sie sich diese Schritte sparen!

Die Anforderungen der DSGVO werden hierbei konsequent berücksichtigt.

FloVS löste Ende 2019 die bis dahin sehr gut genutzte E-Post-Schnittstelle ab. Mit FloVS können sich alle Nutzer jetzt über einen weiteren Pluspunkt freuen: Dokumente werden nun farbig gedruckt, ohne Aufpreis!

Ihre Vorteile:

- Effizient: Geschäftspost mit E-POST vom Computer versenden

- Sparsam: weniger Kosten für Papier und Druckerpatronen

- Effektiv: Druck, Kuvertierung und Transport zur Postfiliale entfallen

Fertl Kunden haben bereits über 1 Millionen Briefe verschickt

Messbescheinigungen, Feuerstättenbescheide und weitere Dokumente lassen sich per Klick in den Florian ePool legen. Die Weiterleitung der Dokumente mit FloVS kann dann entweder für einen ganzen Kundenbereich erfolgen oder ganz spezifisch pro Kunde. Die positive Resonanz unserer Kunden und steigende Versendungszahlen bekräftigen die Vorteile, die FloVS bietet!

Mit Florian können Sie, ohne das Programm zu verlassen, direkt mit ihrem E-Mail-Konto E-Mails versenden.
Hierzu bieten wir verschiedene grafische Vorlagen an und über unsere #PLATZHALTER# lassen sich eine persönliche Anrede oder die Adresse der Liegenschaft automatisch einfügen.
Auch Anhänge können einfach per Drag&Drop eingefügt werden.
Alle Dokumente, die sich im ePool befinden, lassen sich automatisiert per E-Mail versenden. Dazu muß bei den Kundendaten lediglich eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein. So wird das Versenden von Messbescheinigungen, Gashausschauen, Rauchmelderprotokollen oder Rechnungen im von-bis-Lauf zum Kinderspiel!

Beim Multischacht-Druck werden im von-bis-Bereich verschiedene Dokumente(!) zusammenhängend für jeden Kunden augedruckt, und dabei automatisch das richtige Papier vom jeweiligen Schacht eingezogen. Dazu werden vorher alle zu druckenden Dokumente (Rechnungen, Messbescheinigungen...) erst einmal im sogenannten ePool abgelegt. Anschließend wird der Druck gestartet. So müssen beim von-bis-Druck verschiedene Dokumente für einen Kunden nicht mehr zusammensortiert werden, sondern sie werden gleich in der richtigen Reihenfolge ausgedruckt. Funktionert auch mit duplex. In unserem youtube-Kanal finden Sie hierzu auch ein Video.

Diese Funktionen sind besonders interessant für diejenigen, denen es aufgrund zu großer Entfernungen nicht möglich ist, täglich die Geräte der Mitarbeiter vor Ort abzugleichen. Der Internet-Datenabgleich wird vom Mitarbeiter und Ihnen jeweils am eigenen Arbeitsplatz gestartet. Dies muß nicht zeitgleich erfolgen. Beim Abgleich werden Differenzdaten ausgetauscht, d.h. nur das, was wirklich geändert wurde, wird übertragen. Dadurch verkürzen sich die Übertragungszeiten deutlich und der Abgleich ist ohne lange Wartezeiten schnell erledigt.
Aber natürlich bietet der Internet-Datenabgleich auch für alle anderen Vorteile.

Die QMUM-Richtlinien empfehlen, einmal monatlich eine Datensicherung zu erstellen und außer Haus zu verwahren. Hierzu bieten wir Ihnen die Möglichkeit, auf einem unserer Server Speicherplatz zu mieten, um dann mittels unserer Online-Datensicherung-Funktion Ihre Sicherung zu übertragen. Unser Server erfüllt dabei die Anforderungen der DSGVO. Die Kosten hierfür belaufen sich auf 5€ (5GB) bzw. 10€(25GB) im Monat. Sie können diese Funktion jederzeit von uns einrichten lassen.

Mit dem Auftrag können Angebote erstellt werden und daraus Lieferscheine und Rechnungen erstellt werden. Mittels Produktkatalog kann die Erstellung neuer Aufträge in kurzer Zeit erledigt werden. Aufträge können vor Ort erstellt werden und über die Laptop-Abgleich-Schnittstelle zum Hauptrechner synchronisiert werden.

Im Florian-Dokumenten-Management können Sie verschiedene Dokumente dem Kunden zugeordnet abspeichern und einsehen. Bis zu 80 GB sind möglich. Es können Word-, Excel-, PDF-, Foto- und Video-Dateien oder auch eine E-Mail aus Outlook direkt im Dokumenten-Management abgelegt werden.
Besonders vereinfacht wird die Ablage von Dokumenten durch die Drag&Drop-Funktion, d.h. Sie können von einem Datei-Explorer-Fenster aus ein Dokument direkt in das Florian-Dokumentenmanagent-Fenster hinüberziehen!
So lassen sich z.B. Dokumente, die Sie mit Ihrer Scanner-Software eingescannt und abgespeichert haben, ganz leicht richtig ablegen.
Das Dokumenten-Management wird beim Datenabgleich synchronisiert.
Vom Florian-Dokumenten-Management können Sie Dokumente direkt in den ePool kopieren.

Seit 2018 sind Rauchmelder Pflicht. Mit dem Rauchmelder-Modul lassen sich sehr einfach Installations-Protokolle und im weiteren Verlauf daraus jährliche Wartungsprotokolle erstellen. Rauchmelder können sowohl in Flodroid als auch auf dem Laptop vor Ort erstellt werden. Die Datenabgleichsschnittstelle synchronisiert die aufgenommenen Daten mit dem Hauptrechner. Das Auftrags-Modul und das Rauchmelder-Modul werden gerne im Paket geordert, weil sie sich gegenseitig gut ergänzen (Angebot erstellen, Installation durchführen, dokumentieren, Rechnung erstellen).